In ấn văn bản, tài liệu là hoạt động phổ biến trong mọi văn phòng. Và đã là dân văn phòng thực thụ thì ngoài nghiệp vụ chuyên môn thì cần thiết phải biết cách in ấn cơ bản.

Việc in ấn này không chỉ đòi hỏi phải sử dụng máy in mà còn hiểu cách in trên giấy in sao cho đúng, có như thế văn bản in ra sẽ đạt chuẩn, hạn chế được việc in hỏng, in đi in lại nhiều lần.

Sau đây là một số hướng dẫn về cách in trên giấy dành cho dân văn phòng để bạn cải thiện công việc của mình.

Hướng dẫn một số cách in trên giấy cho dân văn phòng

Hướng dẫn một số cách in trên giấy cho dân văn phòng

  1. Cách in 1 mặt giấy

In một mặt giấy là một cách dễ thực hiện nhất vì nó vô cùng đơn giản và không đòi hỏi nhiều lệnh khi thao tác trên máy tính. Vì thế mà ngay cả một nhân viên mới tiếp cận với công việc in ấn cũng có thể làm được.

Cách thực hiện: Mở các trang cần in, nhấn Print hoặc phím tắt Ctrl-P và chọn các mục yêu cầu về số trang, số bản muốn in là có thể in ngay lập tức (vài trường hợp bạn cần chọn vào Print One side). Yêu cầu khi in là đặt đủ số lượng giấy in vào máy in để tránh sự cố hết giấy in trong quá trình in ấn.

  1. Cách in 2 mặt giấy

In 2 mặt giấy là xu hướng tiết kiệm chi phí in đối với những loại tài liệu, giấy tờ mang tính chất tham khảo. Việc chọn lệnh in cho cách in này có vẻ tốn nhiều thời gian hơn nhưng không quá khó để thực hiện. Và yêu cầu trước tiên khi bạn muốn in 2 mặt (duplex) là máy in bạn đang dùng phải hỗ trợ tính năng này.

In 2 mặt giấy là xu hướng tiết kiệm chi phí in

In 2 mặt giấy là xu hướng tiết kiệm chi phí in

Cách thực hiện: Mở các trang cần in 2 mặt, nhấn Print hoặc phím tắt Ctrl-P, chọn tính năng in 2 mặt giấy trong mục Print, sau đó in bình thường. Trường hợp máy in không hỗ trợ tính năng in hai mặt thì bạn có thể tiến hành in theo cách thủ công. Đó là chọn in các trang số lẻ trước, giữ đúng số thứ tự trang in và đổi mặt giấy in trong khay chứa, sau đó in một lần nữa với các trang số chẵn. Cách làm này phải cực kỳ cẩn thận

  1. Cách in nhiều trang trên 1 tờ giấy

Cách thực hiện: Đây là cách thu các trang vào một mặt giấy. Tiến hành đơn giản bằng cách chọn các trang cần in, nhấn Print hoặc phím tắt Ctrl-P trong Word > Settings > 1 Page Per Sheet hoặc chọn All Page in Range (tùy vào phiên bản office). Sau đó chọn số trang muốn in trên một mặt giấy và thực hiện in như bình thường.