Nguyên nhân và cách khắc phục vấn đề thiết lập sai khổ giấy in

Nguyên nhân và cách khắc phục vấn đề thiết lập sai khổ giấy in

Hẳn trong quá trình in ấn, người dùng sẽ gặp tình trạng bản in và file soạn thảo khác nhau, nhiều khi file soạn thảo là 30 trang nhưng khi in lại ra 32-33 trang. Hoặc khi in với máy in HP Laser 1150, lề dưới của bản Word hoặc Exel sau khi in rộng thênh thang, dù người dùng vào Page Setup cho lề bé lại giấy in ra lề vẫn rộng. Vậy lý do là gì?

Nguyên nhân của việc in sai khổ giấy

Lý do thuyết phục nhất là sản phẩm máy in đều nhập từ các hãng lớn ở nước ngoài nên xuất hiện trường hợ phần mềm và các trình điều khiển của máy in cài đặt mặc định chưa thống nhất giữa kích thước khổ giấy tính theo mm và inches. Điều này dẫn đến hiện tượng văn bản, tài liệu in ra không đúng như thiết lập (ví dụ lề trái 3,5 cm, phải 2 cm… gây lãng phí giấy in và không cân xứng, hay khi soạn cỡ chữ 14 thì in ra trên giấy in là cỡ 13..)

Nguyên nhân của việc in sai khổ giấy

Nguyên nhân của việc in sai khổ giấy

Khi trình điều khiển của máy in lấy theo khổ giấy tiêu chuẩn Bắc Mỹ đồng nghĩa với việc Microsoft Word và Excel sẽ được mặc định lấy khổ giấy Letter. Cần nói thêm, tiêu chuẩn Bắc Mỹ (điển hình là Hoa Kỳ và Canada) chia thành các cỡ giấy: A, B, C, D, E với đơn vị kích thước được tính theo inch (hiện nay đa số màn hình máy tính hoặc TV đều tính bằng inch). Khổ giấy tiêu chuẩn ISO ở châu Âu quen dùng kích cỡ từ A8 – A0 (với đơn vị là mm). Theo đó, đa số các máy in nhập từ nước ngoài thường đều được mặc định sẵn khổ Letter theo chuẩn Bắc Mỹ.

Hơn nữa, hai kích cỡ khổ Letter và A4 trông thì tương đương nhưng thực chất chúng có độ hẹp và dài khác nhau. Chính vì thế, khi in với máy in rất dễ bị hiện tượng nội dung trên giấy in khác một số chỗ so với bản soạn thảo.

Tìm cách khắc phục

Trước tiên để khắc phục việc in sai khổ giấy ta cần thiết lập lại hai chế độ cài đặt các tham số đối với phần mềm Microsoft và của các trình điều khiển của các hãng máy in.

Người dùng vẫn cần phải thiết lập lại chế độ soạn thảo theo đúng khổ A4 như một chế độ mặc định để tránh tình trạng in không đúng khổ giấy như ý bạn.